武汉东湖学院物资采购与招标管理办法(试行)

来源:校办公室  2016-06-16

武东院字[2015]19号   

第一章 总 则

  第一条 为加强对学校物资采购与招标工作的管理,规范物资采购和招标行为,提高资金使用效益,促进学校各项事业的发展。根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《教育部政府采购管理暂行办法》及其他法律法规的规定,结合学校实际,制定本办法。

  第二条 本办法所称物资采购是指学校委托和后勤处按计划以购买方式集中获取货物的行为。其他任何部门和个人不得私自参与学校物资的购买活动。

  第三条 凡列入经董事会批准的学校日常教学运行经费预算和固定资产购建经费预算的物资采购均适用本办法。

  第四条 学校物资采购与招标工作应遵循公开、公平、公正、效益的原则。

第二章 管理机构及职责

  第五条 成立武汉东湖学院招标工作领导小组(以下简称领导小组),领导小组在校董事会和行政的领导下开展工作,由主管后勤工作的副校长任组长,校办公室负责人任副组长,成员由项目主管部门或物资使用部门、校办公室、财务处、后勤处、纪检监察审计部门相关人员及相关专家组成。

  领导小组的主要职责是:

  (一)贯彻执行国家的法律法规和学校有关招标和物资采购方面的各项制度、规定。

  (二)审定学校招标采购项目和采购方式。

  (三)审定供应商资格,确定投标名单。

  (四)审定招标文件,确定招标标的。

  (五)审批学校招标的最终结果,确定中标人。

  (六)组织招标项目合同的洽谈、审查与签订。

  (七)对学校物资采购和招标活动进行领导、监督和管理。

  第六条 领导小组下设招标工作办公室(以下简称招标办公室),成员根据招标内容临时指定,具体负责招标工作的日常工作。招标办公室暂挂靠在校办公室,校办公室负责人任招标办公室主任。

  招标办公室的主要职责是:

  (一)接受纳入学校招标范围的采购申请,核实采购项目的相关资料,选择采购方式,报领导小组审批后负责组织和实施;

  (二)组织招标文件和标底的编制,发布招标信息。

  (三)接受投标报名,根据招标文件的要求,对报名者进行初核。

  (四)做好开标、评标、定标的组织工作。

  (五)发出中标通知书,撰写招标工作中的相关文字材料。

  (六)负责采购与招标有关文件资料的整理和立卷归档。

  第七条 学校后勤处作为学校物资采购的职能部门对全校的物资进行组织和采购。其主要职责包括:

  (一)贯彻执行学校物资采购的各项规章制度。

  (二)会同学校各部门制订物资采购计划,对未纳入学校招标范围的物资采购负责组织和实施。

  (三)代表学校签订非招标项目物资采购合同,并督促合同的履行。

  (四)负责组织物资使用部门对采购物资进行验收,督促供货方按合同提供售后服务。

  (五)完成学校交办的其他相关工作。

第三章 采购方式及付款方式

  第八条 学校物资采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购等采购方式。

  (一)公开招标采购是指学校委托政府或社会采购业务代理机构以招标公告方式邀请不特定供应商投标的采购方式。

  学校委托的采购招标代理机构,应是国家、政府主管部门认可的具有相应资格的采购招标代理机构。

  (二)邀请招标是指学校以投标邀请书方式邀请三个以上特定的供应商投标的采购方式。

  按照《中华人民共和国政府采购法》规定,具备以下情况之一的,经学校领导小组批准,可以采用邀请招标采购方式:

  1.项目具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;

  2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的;

  3.具有专门技术要求和行业垄断的工程、设备及服务项目。

  (三)竞争性谈判采购是指学校直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。

  按照《中华人民共和国政府采购法》规定,具备以下情况之一的,经学校领导小组批准,可以采用竞争性谈判采购方式:

  1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;

  2.技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

  3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

  4.不能事先计算出价格总额的。

  (四)询价采购是指学校对三家以上的供应商提供的报价进行比较,以确保价格具有竞争性的采购方式。

  公开招标限额以下、货物规格和标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目适合采用询价方式采购。

  (五)主管部门批准的其他采购方式。

  第九条 学校进行招标的范围及限额标准:

  (一)教学、科研、后勤、生产和行政办公设备等批量在10万元以上(含10万元)、单件(套)价格在5万元以上的采购项目;

  (二)基建工程合同估算价在20万元以上(含20万元)的工程项目;

  (三)装饰与维修工程合同估算价在10万元以上(含10万元)的工程项目;

  (四)教材、图书批量金额在5万元以上(含5万元)的采购项目;

  (五)生活物资批量金额在5万元以上(含5万元)的采购项目;

  (六)合同协议估算价在10万元以上(含10万元)的服务项目。

  (七)单项虽未达到以上标准,但在一定时期(一个月)同类项目合同总价达到以上标准的,也必须进行招标采购。

  第十条 教育部及湖北省、武汉市对采购与招标工作适用范围及标准另有规定的,从其规定。

  第十一条 凡纳入学校招标范围的招标工作由学校招标办公室负责组织和实施,招标的物资采购和未纳入学校招标范围的物资采购均由后勤处负责组织和实施。

  第十二条 付款方式

  物资采购合同必须明确付款方式,以切实维护学校的利益。物资采购项目的付款方式由采购部门会同财务处根据实际情况确定。

第四章 固定资产采购程序

  第十三条 学校固定资产的采购,首先由使用部门提出固定资产采购申请,固定资产采购申请包括固定资产的品名、数量、型号、规格、性能、技术指标参数、交货日期等内容,固定资产采购申请按审批权限报审批人批准后由或后勤处组织实施。后勤处依据经批准的固定资产采购申请与物资使用部门负责人以及有关技术专家一起拟定采购方式、采购要求。

  第十四条 属采用公开招标方式采购的,由参照《中华人民共和国招标投标法》中的相关规定程序办理。

  第十五条 属邀请招标方式采购的,由按下列程序办理:

  (一)招标文件的准备:

  1.招标项目清单的填报。由物资使用部门填写物资采购清单,确定拟购物资的品名、数量、型号、规格、技术指标参数、交货日期及其他要求。

  2.招标工作准备。根据使用部门的要求确定邀请招标的时间表,对被邀请供应商的资格进行初步审定。

  3.招标文件的起草。根据使用部门的要求和有关规定起草采购项目招标文件。主要内容包括:招标说明、投标人须知、招标要求、项目技术要求、招标章程、合同条款、付款方式等。招标文件起草完成后,按审批权限报审批人审定。

  4.市场调研和标底的确定。根据项目需要,对拟采购物资的市场情况进行调查,按审批权限报审批人确定项目标底。

  (二)发标、开标、评标:

  1.标书制作完成后,由招标办公室向供应商寄发。根据项目采购总金额的不同,招标办公室在发出标书时可按政府物价部门的规定适当向供应商收取标书费用,所得收入全部上缴学校财务处,用于弥补标书制作所需经费。

  2.在供应商投标书送达后,按招标文件确定的时间、地点进行现场公开开标。开标会由组长主持,领导小组及其招标办公室全体成员参加。开标时,由指定人员对投标文件的密封情况进行检查,当众拆封和宣读投标文件。应指定专人对开标过程进行记录,并连同招标书、投标书一起存档备查。

  3.评标工作由领导小组负责实施。对不同供应商投标书中物资的配置、报价、售后服务承诺、付款要求等内容进行认真评审和比较,拟定适合的供应商,然后投票表决。

  (三)中标及采购合同签订:

  评标结果产生后,由招标办公室向中标人发出中标通知书,并将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书发出后,按照招标文件和中标人投标文件要求与中标人订立书面采购合同,所签订的合同须事先按审批权限报审批人审定。

  第十六条 属竞争性谈判采购方式的由后勤处按下列程序办理:

  (一)后勤处针对拟实行竞争性谈判的采购项目拟订谈判程序、谈判内容、合同主要条款以及邀请参加谈判的供应商名单,经初步确定后,按审批权限报审批人审定。

  (二)由后勤处组织人员与供应商逐一进行谈判。谈判结束后,参加谈判的供应商在规定的时间内提出最后报价及有关书面承诺,后勤处据此拟定供应商,按审批权限报审批人批准后确定供应商。

  (三)由法定代表人委托代理人在规定的时间内代表学校与确定的供应商签订合同。

  第十七条 属询价采购方式的由后勤处按下列程序办理:

  (一)后勤处针对拟实行询价的采购项目拟订询价方法、价格构成、合同主要条款以及询价供应商名单,经初步确定后,按审批权限报审批人审定。

  (二)在保证产品优质的前提下,后勤处要求供应商提出一次性报价,选择最优的供应商。

  (三)由法定代表人委托代理人在规定的时间内代表学校与确定的供应商签订合同。

第五章 日常使用物资采购程序

  第十八条 日常使用物资是指列入学校日常教学运行经费预算的各类日常耗用的物资。

  第十九条 日常使用物资由物资使用部门每月将采购申请报财务处汇总,后勤处根据财务处的汇总情况以及仓库的库存情况编制月采购计划。

  第二十条 月采购计划的内容包括采购物资的名称,数量、规格、咨询单位、拟选择的供应商及其联系电话、付款方式,并以附件的形式说明三家以上的询价单位价格情况、质量情况等。

  第二十一条 采购计划经分管院长批准后,由后勤处采购人员凭批准的采购计划单到财务处借支采购款,经财务处复核后,办理借支手续。

  第二十二条 后勤处对日常使用物资应合理库存,库存时间不得超过物资保质期。  

第六章 物资的验收入库

  第二十三条 学校后勤处应会同物资使用部门、财务处对采购物资进行质量检验或验证,采购物资未经质量检验,或经检验不合格,不能办理入库和结算手续。

  第二十四条 学校不具备条件对采购物资进行检验的,可以委托有资质的检验单位检验或要求供货单位出具国家相关部门认定的检测机构的质量检验报告。

  第二十五条 质量检验人员应严格按标准和程序进行检验,并对检验结果承担责任。

  第二十六条 验收合格的物资在仓库办理入库手续后,及时到财务处办理报帐手续。使用部门凭购物申请复印件和部门负责人的签字到仓库领用物资。财务处根据采购部门提供的物资领用报表情况记入使用部门成本,做好资金支付,采购单位票据处理等工作。

  第二十七条 采购物资属固定资产的,采购部门还应会同使用部门到固定资产管理部门办理资产登记、固定资产明细帐入帐等手续。具体办法按学校固定资产管理办法执行。

第七章 物资采购的监督

  第二十八条 物资采购工作接受学校审计部门和社会的监督。任何单位和个人有权对学校物资采购中违纪违法行为进行举报。物资采购部门应如实向学校反映情况,提供有关材料,自觉接受有关部门的监督检查。

  第二十九条 学校审计部门作为采购的监督、检查机构履行以下职责:

  (一)对学校物资采购有关规章制度的执行情况进行检查监督;

  (二)对采购项目预算执行情况进行检查;

  (三)检查采购范围、采购方式、采购程序的执行情况;

  (四)对采购合同的履行情况进行检查监督;

  (五)其他应当监督检查的内容。

  第三十条 学校审计部门对正在进行的、严重违反规定并有可能给学校造成重大损失的物资采购活动,按审批权限报审批人批准后,有权责令采购部门停止采购。

  第三十一条 学校后勤处对采购活动和采购人员进行严格管理,规范采购行为,加强采购人员自律行为。

  (一)参加学校物资采购的工作人员和评标人员应自觉遵守保密原则和其他规定,不得对外透露学校采购项目的标底、供应商的投标文件、招标评审情况、谈判情况等内容;不得违反规定,采取有利于某个供应商的措施;

  (二)评标人员应客观公正地履行职责,对所提出的评审意见承担个人责任,与投标人有亲属关系的评标人应当回避;

  (三)学校和后勤处应不定期地向董事长和校长报告采购实施情况,并于每年年底向董事长和校长提供全年采购任务完成情况的书面报告。

  第三十二条 在采购活动中,采购人员及相关人员与供应商有下列利害关系之一的,应当回避:

  (一)参加采购活动前3年内与供应商存在劳动关系;

  (二)参加采购活动前3年内担任供应商的董事、监事;

  (三)参加采购活动前3年内是供应商的控股股东或者实际控制人;

  (四)与供应商的法定代表人或者负责人有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲或者近姻亲关系;

  (五)与供应商有其他可能影响采购活动公平、公正进行的关系。

  供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的,可以向学校后勤处书面提出回避申请,并说明理由。学校后勤处应当及时询问被申请回避人员,有利害关系的被申请回避人员应当回避。

第八章 合同管理

  第三十三条 签订合同。采购招标责任单位按照领导小组的审定结果,组织与中标单位进行合同谈判,形成合同草案,经领导小组成员单位负责人会签后,送主管校领导审批签字、盖章后生效。责任单位在与中标单位签订合同时,应同时签订“廉政协议”。

  合同签订后原则上不得变更,如因特殊情况和不可预测的因素必须变更的,需经领导小组讨论审定。

  第三十四条 合同备案。采购招标责任单位合同签订后,按照档案管理要求,将合同正本妥善存档保管。同时将合同副本送交招标办公室和财务部门,作为存档备查及安排资金和支付款项的依据。

  第三十五条 资料归档。采购招投标责任单位应将采购申请书、招标文件、中标人投标文件正本、评定标会议记录、评定标结果、采购招标工作小组的书面决议等相关资料按照档案管理规定归档,不得遗漏。

第九章 责 任

  第三十六条 学校物资采购有下列情况之一的,由学校责令改正,学校根据情况追究有关主管人员和当事人的责任:

  (一)应当采用采购方式而未采用的;

  (二)擅自提高采购标准的;

  (三)采购物资变质、伪劣产品;

  (四)采购物资运输途中被盗、遗失、损坏;

  (五)与供应商违规串通的;

  (六)中标通知书发出后,无正当理由不与中标人签订采购合同的;

  (七)拒绝学校审计部门的检查或者不如实反映情况、提供材料的;

  (八)其他违反国家法律法规的情形。

  第三十七条 供应商有下列情形之一的,采购无效,按审批权限由审批人责令改正、给予警告,并按合同及有关规定处以罚款;给学校造成损失的,供应商应承担赔偿责任:

  (一)提供虚假材料,

  (二)骗取学校采购供应商资格的;

  (三)提供虚假投标材料的;

  (四)采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的;

  (五)与学校采购部门及工作人员违规串通的;

  (六)中标后,无正当理由不与学校采购部门签订采购合同的;

  (七)向学校采购部门行贿或提供其他不正当利益的;

  (八)其他违反国家法律法规的情形。

  第三十八条 对违反本办法弄虚作假,以权谋私,接受供货方宴请和私自接受礼品以及收受回扣和收受贿赂的人员一律除名,并视情节轻重,予以一定的经济处罚;给学校造成经济损失的,要全额赔偿;构成犯罪的,移交司法机关依法追究刑事责任。   

第十章 附 则

  第三十九条 本办法由学校办公室负责解释。

  第四十条 本办法自公布之日起施行。


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